Jak usprawnić zarządzanie firmą?

Proces zarządzania firmą (PDCA)

W procesie zarządzania firmą można wskazać cztery podstawowe typy działań:

• wyznaczanie celów, określanie sposobów ich osiągnięcia oraz metod oceny stopnia realizacji (ang. Plan);
• realizowanie wyznaczonych celów (ang. Do);
• weryfikowanie postępów w realizacji wyznaczonych celów (ang. Check);
• usprawnienie procesu realizacji wyznaczonych celów by skutecznie przybliżał on do osiągnięcia celu (ang. Act).

Jeśli firma realizuje, w sposób cykliczny, wszystkie cztery podstawowe typy działań, to taki sposób zarządzania firmą określany jest jako PDCA (ang. Plan, Do, Check, Act) albo cykl Deminga. Schemat PDCA nie tylko usprawnia realizację, ale zapobiega przestojom i poprawia komunikację.
PDCA jest podstawą systemów zarządzania, które zostały znormalizowane przez ISO.

Zastosowanie systemów informatycznych w zarządzaniu

Zastosowanie systemów informatycznych w zarządzaniu stanowi istotny czynnik usprawniania funkcjonowania firmy. Informatyczne systemy zarządzania nie tylko ułatwiają pracę, ale również wspomagają podejmowanie decyzji oraz optymalizację działań.

Wykorzystanie systemów informatycznych w zarządzaniu firmą zależy od charakteru działalności gospodarczej i jej zasięgu oraz wielkości samej firmy i celów, jakie sobie ona stawia. Istotnym ograniczeniem w stosowaniu niektórych informatycznych systemów zarządzania firmą może być ich wysoki koszt wdrożenia i utrzymania. Dlatego w przypadku małych i średnich firm największe zapotrzebowanie dotyczy relatywnie prostego funkcjonalnie oprogramowania, przejrzystego i łatwego w obsłudze.

Wprowadzanie systemu informatycznego do zarządzania firmą

Wraz ze wzrostem złożoności funkcjonalnej i strukturalnej systemu informatycznego zwiększa się ryzyko niepowodzenia w usprawnianiu funkcjonowania firmy. Dlatego przed zastosowaniem systemu informatycznego należy przede wszystkim zdefiniować swoje cele. Punktem wyjścia musi być określenie, co chce się osiągnąć z biznesowego punktu widzenia, przykładowo:

• zdobycie przewagi konkurencyjnej (np. poprzez elastyczne reagowanie na doraźne potrzeby klientów, zwiększenie tempa produkcji albo podniesienie jakości produktu);
• uzyskanie oszczędności (np. poprzez zmniejszenie zapasów magazynowych, ograniczenie kosztów zaopatrzenia lub zwiększenie efektywności produkcji);
• poprawa obsługi informacyjnej (np. poprzez poprawienie komunikacji wewnątrz firmy, poprawę wymiany informacji z odbiorcami i dostawcami).

Ponadto cele powinny być określone tak, by można było ocenić stopień ich realizacji oraz wpływ na wyniki funkcjonowania firmy (efekty wdrożenia systemu informatycznego powinny być mierzone).

Dobrze jest też system informatyczny wprowadzać stopniowo. Etapowe wprowadzanie systemu informatycznego skraca czas oczekiwania na pierwsze korzyści i ułatwia mierzenie efektów wprowadzonych zmian. Dodaje też możliwość wnoszenia kolejnych poprawek, by system informatyczny był dopasowany do firmy (lub funkcjonowanie firmy było dostosowane do systemu informatycznego).
Warto również do wprowadzenia systemu informatycznego zastosować schemat PDCA.

Dlaczego warto skorzystać z programów ASYSTENT oraz ASYSTENT (mini) do usprawnienia zarządzania firmą?

ASYSTENT oraz ASYSTENT (mini) to programy ukierunkowane na wspomaganie zarządzania firmą. Są to programy przejrzyste i łatwe w obsłudze, zawierające wyłącznie funkcjonalności zaimplementowane w odpowiedzi na potrzeby zgłoszone przez dotychczasowych użytkowników.