Ministerstwo Finansów bezpłatnie udostępnia aplikacje ułatwiające spełnianie obowiązków podatkowych. Aplikacje mogą być szczególnie przydatne w przypadku mniejszych podmiotów gospodarczych. Aplikacje umożliwiają przygotowanie i wysyłkę danych wymaganych (cyklicznie lub na żądanie) od podmiotów gospodarczych przez Krajową Administrację Skarbową. Aplikacje umożliwiają również wczytanie danych z plików, co pozwala na przygotowanie danych w innym oprogramowaniu.
Alternatywą (stosowaną głównie przez duże podmioty gospodarcze) dla opisanego wyżej sposobu przekazywania danych na serwer Ministerstwa Finansów, jest wykorzystanie funkcji oprogramowania finansowo-księgowego umożliwiających komunikację z serwerem Ministerstwa Finansów.
Krajowa Administracja Skarbowa
Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny. Umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. KSeF będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. Wówczas podatnicy VAT będą musieli odbierać i wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Po tej dacie w innym oprogramowaniu będzie można tylko generować fakturę. Natomiast proces wystawienia faktury będzie musiał się odbywać bezpośrednio w KSeF.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (faktury konsumenckie).
KSeF umożliwia dwa rodzaje wysyłek – wsadową i interaktywną. Wysyłka wsadowa jest przewidziana dla jednorazowego wysłania wielu faktur w ramach paczki. Wysyłka interaktywna umożliwia bezpośrednie wysyłanie pojedynczych faktur do KSeF. Podatnik może korzystać z obu rozwiązań tzn. część faktur wysyłać wysyłką wsadową, a część interaktywną.
Faktura ustrukturyzowana
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna (e-faktura) wystawiona przy pomocy KSeF. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Każda faktura ustrukturyzowana ma przydzielony numer identyfikujący fakturę w tym systemie. Podawanie numeru faktury z KSeF będzie wymagane przy płatnościach za pośrednictwem polecenia przelewu lub polecenia zapłaty. Każdy podatnik może wystawić fakturę ustrukturyzowaną przez indywidualne konto w KSeF.
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
Aplikacja Podatnika KSeF
W ramach KSeF dostępna jest Aplikacja Podatnika KSeF. By z niej skorzystać, należy zalogować się na stronie Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów o adresie URL: https://ksef.mf.gov.pl/web/. Po zalogowaniu uruchomiona zostanie wersja produkcyjna Aplikacji Podatnika KSeF.
Ministerstwo Finansów udostępnia też poprzez stronę o adresie URL: https://ksef-test.mf.gov.pl/web/ wersję testową Aplikacji Podatnika KSeF. Wersja testowa umożliwia zapoznanie się z Aplikacją Podatnika KSeF bez skutków prawnych. Działanie wersji testowej jest analogiczne do wersji produkcyjnej z tą różnicą, że znajdujące się tam dane nie są dokumentami księgowymi i po określonym czasie zostaną usunięte z systemu. W wersji testowej należy używać zanonimizowanych danych. W aplikacji testowej można przećwiczyć wystawianie i odbieranie faktur przez graficzny interfejs użytkownika.
Jak wczytać fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur?
Mając przygotowany w innym programie plik xml zawierający treść faktury ustrukturyzowanej, można w prosty sposób wystawić fakturę w KSeF. By to wykonać, należy zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur tj. wyszukać w przeglądarce stronę Aplikacji Podatnika KSeF i:
- wybrać „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”;
- wskazać identyfikator „NIP firmy” i wprowadzić numer NIP, a następnie kliknąć „Uwierzytelnij”;
- wybrać sposób logowania
W wersji testowej Aplikacji Podatnika KSeF można:- wybrać „Certyfikat kwalifikowany”;
- na pytanie, „Czy certyfikat jest podpisem z numerem NIP lub PESEL?” odpowiedzieć „NIE”, a następnie kliknąć „Dalej”;
- jako typ identyfikatora wskazać „pieczęć NIP” lub „podpis NIP”;
- ponownie wprowadzić numer NIP i kliknąć „Uwierzytelnij do aplikacji testowej”.
Po zalogowaniu się do Krajowego Systemu e-Faktur należy:
- rozwinąć pozycję menu „Wystaw fakturę”;
- kliknąć pozycję menu „Wczytaj fakturę”;
- kliknąć „Dodaj plik” i wskazać plik do wczytania
gdy wczytywany plik będzie prawidłowy, wyświetlony zostanie komunikat „Plik wczytany pomyślnie” i będzie można wysłać plik (i tym samym wystawić fakturę); - kliknąć „Wystaw fakturę”.
e-mikrofirma
Aplikacja e-mikrofirma służy do wystawiania i ewidencjonowania faktur sprzedaży, ewidencjonowania zakupów, a także generowania i wysyłania Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK_V7M i JPK_V7K oraz JPK_FA) do systemu Ministerstwa Finansów. Dostęp do aplikacji realizowany jest za pośrednictwem przeglądarki internetowej uruchomionej na komputerze użytkownika.
Dostęp do aplikacji e-mikrofirma możliwy jest ze strony Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów o adresie URL: https://www.podatki.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny/jpk-vat-z-deklaracja/bezplatne-narzedzia/
Klient JPK_WEB
Aplikacja służy do podpisywania i wysyłania wszystkich Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) do systemu Ministerstwa Finansów. Dostęp do aplikacji realizowany jest za pośrednictwem przeglądarki internetowej uruchomionej na komputerze użytkownika. Aplikacja ma wbudowane mechanizmy weryfikacji danych: walidację semantyczną, sprawdzającą poprawność pliku od strony technicznej, oraz walidację merytoryczną sprawdzającą np. prawidłowość rozliczeń.
Aplikacja Klient JPK_WEB dostępna jest na stronie Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów pod adresem URL: https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/jpk-client/send.
Obsługa aplikacji ogranicza się do kilku prostych działań:
- wskazania plików do wysłania;
- podpisania plików z wykorzystaniem Profilu Zaufanego, kwoty przychodu albo podpisu kwalifikowanego;
- wysłania plików.
Po zakończeniu procesu wysyłki należy sprawdzić status przetworzenia. Potwierdzeniem prawidłowego wysłania plików jest uzyskanie statusu 200 „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie. Wygenerowano UPO”. Warto zachować wygenerowany przez system Ministerstwa Finansów dokument Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO).
PL