Moduł ten jest przeznaczony do dokumentowania (rejestracja reklamacji lub rejestracja niezgodności) oraz bieżącej kontroli stanu realizacji i działań związanych z reklamacjami klientów lub niezgodnościami.
W programie NNR-Pro możliwe jest dokumentowanie działań związanych z procesem reklamacji w formie tradycyjnej (wyłącznie nadzorowanie reklamacji) lub w formie adekwatnej do standardu opisanego w Normie ISO 9001 (nadzorowanie niezgodności zaistniałych w systemie zarządzania jakością). Aktualnie w ramach formy tradycyjnej dokumentacja działań może odnosić się do jednego z poniższych wariantów zgłoszeń reklamacyjnych:
- reklamacji wadliwego towaru (wariant ogólny);
- reklamacji wadliwego towaru u partnera handlowego (reklamacji klientów otrzymanych od partnera handlowego np. dostarczonych z punktu sprzedaży);
- zgłoszenia błędu w oprogramowaniu.
Lista wariantów nie jest zamknięta i może być rozbudowana o nowe warianty.
Wersja przystosowana do wymagań Normy ISO 9001 umożliwia nadzorowanie zgłoszeń dotyczących niezgodności zewnętrznych przekazanych:
- protokołem reklamacyjnym;
- protokołem niezgodności dostawy;
- innym dokumentem zewnętrznym
oraz zgłoszeń dotyczących niezgodności wewnętrznych przekazanych:
- raportem z audytu systemu zarządzania jakością;
- raportem z audytu procesu;
- raportem z audytu wyrobu;
- notatką ze spotkania kierownictwa;
- kartą braków;
- innym dokumentem wewnętrznym.
Moduł wspiera wykonywanie działań dotyczących:
- rozpatrzenia reklamacji klientów;
- usunięcia niezgodności;
- prowadzenia rejestru zgłoszeń przychodzących dla niezgodności i reklamacji klientów – rejestr zgłoszeń przychodzących może być wyświetlony bez lub z rozbiciem na zestawy, do których zgłoszenie zostało przypisane;
- monitorowania postępów w rozpatrzeniu niezamkniętych zgłoszeń niezgodności lub reklamacji klientów;
- opracowania raportu 8D lub karty reklamacji;
- rozliczania kosztów reklamacji;
- przechowywania i udostępniania dodatkowej dokumentacji dotyczącej analizowanych niezgodności lub reklamacji klientów (np. zdjęcia defektu, wyniki ekspertyz, skany dokumentów papierowych);
- kierowania, poprzez rejestr zgłoszeń wychodzących, działań dotyczących usunięcia niezgodności lub reklamacji do dostawcy, lub producenta, jeśli tam tkwi przyczyna niezgodności;
- udostępniania uprawnionym pracownikom informacji o sposobie rozwiązania problemów źródłowych leżących u podstaw niezgodności lub reklamacji klientów.
Program NNR-Pro może wysyłać powiadomienia generowane automatycznie w odpowiedzi na zdarzenia zaistniałe w programie, w oparciu o zdefiniowane schematy powiadomień, jak też i wywołane ręcznie przez użytkownika.
Powiadomienia mogą być wysyłane:
- na adres poczty elektronicznej;
- w postaci wiadomości SMS.
PL