Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny. Umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. (od 1 kwietnia 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł). Wówczas podatnicy VAT będą musieli odbierać i wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Po tej dacie w innym oprogramowaniu będzie można tylko generować fakturę. Natomiast proces wystawienia faktury będzie musiał się odbywać bezpośrednio w KSeF.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (faktury konsumenckie).
KSeF umożliwia dwa rodzaje wysyłek – wsadową i interaktywną. Wysyłka wsadowa jest przewidziana dla jednorazowego wysłania wielu faktur w ramach paczki. Wysyłka interaktywna umożliwia bezpośrednie wysyłanie pojedynczych faktur do KSeF. Podatnik może korzystać z obu rozwiązań tzn. część faktur wysyłać wysyłką wsadową, a część interaktywną.
Faktura ustrukturyzowana
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna (e-faktura) wystawiona przy pomocy KSeF. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Każda faktura ustrukturyzowana ma przydzielony numer identyfikujący fakturę w tym systemie. Podawanie numeru faktury z KSeF będzie wymagane przy płatnościach za pośrednictwem polecenia przelewu lub polecenia zapłaty. Każdy podatnik może wystawić fakturę ustrukturyzowaną przez indywidualne konto w KSeF.
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
Aplikacja Podatnika KSeF
W ramach KSeF dostępna jest Aplikacja Podatnika KSeF. By z niej skorzystać, należy zalogować się na stronie Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów o adresie URL: https://ksef.mf.gov.pl/web/. Po zalogowaniu uruchomiona zostanie wersja produkcyjna Aplikacji Podatnika KSeF.
Ministerstwo Finansów udostępnia też poprzez stronę o adresie URL: https://ksef-test.mf.gov.pl/web/ wersję testową Aplikacji Podatnika KSeF. Wersja testowa umożliwia zapoznanie się z Aplikacją Podatnika KSeF bez skutków prawnych. Działanie wersji testowej jest analogiczne do wersji produkcyjnej z tą różnicą, że znajdujące się tam dane nie są dokumentami księgowymi i po określonym czasie zostaną usunięte z systemu. W wersji testowej należy używać zanonimizowanych danych. W aplikacji testowej można przećwiczyć wystawianie i odbieranie faktur przez graficzny interfejs użytkownika.
Jak wczytać fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur?
Mając przygotowany w innym programie plik xml zawierający treść faktury ustrukturyzowanej, można w prosty sposób wystawić fakturę w KSeF. By to wykonać, należy zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur tj. wyszukać w przeglądarce stronę Aplikacji Podatnika KSeF i:
- wybrać „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”;
- wskazać identyfikator „NIP firmy” i wprowadzić numer NIP, a następnie kliknąć „Uwierzytelnij”;
- wybrać sposób logowania
W wersji testowej Aplikacji Podatnika KSeF można:- wybrać „Certyfikat kwalifikowany”;
- na pytanie, „Czy certyfikat jest podpisem z numerem NIP lub PESEL?” odpowiedzieć „NIE”, a następnie kliknąć „Dalej”;
- jako typ identyfikatora wskazać „pieczęć NIP” lub „podpis NIP”;
- ponownie wprowadzić numer NIP i kliknąć „Uwierzytelnij do aplikacji testowej”.
Po zalogowaniu się do Krajowego Systemu e-Faktur należy:
- rozwinąć pozycję menu „Wystaw fakturę”;
- kliknąć pozycję menu „Wczytaj fakturę”;
- kliknąć „Dodaj plik” i wskazać plik do wczytania
gdy wczytywany plik będzie prawidłowy, wyświetlony zostanie komunikat „Plik wczytany pomyślnie” i będzie można wysłać plik (i tym samym wystawić fakturę); - kliknąć „Wystaw fakturę”.
Opisany wyżej proces wystawienia faktury ustrukturyzowanej, jest dokładniej omówiony (wraz z wyjaśnieniami dotyczącymi niektórych błędów zgłaszanych przez Aplikację podatnika KSeF) i zilustrowany zrzutami ekranu w Poradniku (artykuł „Program Faktury – jak wystawić (rejestrować) e-Faktury w Aplikacji Podatnika KSeF?" - punkt „Krajowy System e-Faktur”).
PL