Moduł służy do przygotowywania i nadzorowania reklamacji kierowanych do kooperantów, dostawców oraz serwisów producentów. Pozwala na generowanie oficjalnych zgłoszeń, monitorowanie ich statusów i terminów rozpatrzenia, a także gromadzenie informacji zwrotnych dotyczących sposobu rozwiązania problemu przez adresata zgłoszenia.
Zgłoszenie może dotyczyć między innymi wadliwych części lub materiałów, sprzętu albo towarów.
Wszystkie dane gromadzone są w dzienniku zgłoszeń, co ułatwia monitorowanie bieżących reklamacji oraz zapewnia dostęp do historii wcześniejszych spraw.
Moduł umożliwia między innymi:
- przygotowanie reklamacji kierowanych do kooperanta, dostawcy lub serwisu producenta,
- prowadzenie dziennika zgłoszeń,
- monitorowanie postępów w rozpatrywaniu niezamkniętych zgłoszeń,
- generowanie pustego formularza raportu 8D,
- ewidencjonowanie i rozliczanie kosztów związanych z reklamacjami (generowanie not obciążeniowych),
- przechowywanie dodatkowej dokumentacji, np. zdjęć defektów, wyników ekspertyz i skanów dokumentów otrzymanych w formie papierowej,
- udostępnianie uprawnionym pracownikom informacji dotyczących sposobu rozwiązania problemów przez adresatów zgłoszeń.
Reklamacja otrzymana od klienta może mieć swoją przyczynę po stronie dostawcy. Rejestrowanie i nadzorowanie takich reklamacji umożliwia moduł Zgłoszenia przychodzące / Reklamacje klientów. Dalsze postępowanie można jednak prowadzić bezpośrednio w tym module, bez konieczności ponownego tworzenia całej dokumentacji. Dzięki automatycznemu powiązaniu spraw zostaje zachowana ciągłość informacji o relacji pomiędzy wadą zgłoszoną przez klienta a reklamacją przekazaną do kooperanta, dostawcy lub serwisu producenta.
Jeżeli kooperant lub dostawca ma przeprowadzić analizę reklamacji zgodnie z metodą 8D, program NNR-Pro umożliwia wygenerowanie pustego formularza raportu 8D. Może on zostać przekazany adresatowi reklamacji jako oficjalny dokument służący do przedstawienia sposobu analizy problemu, wskazania jego przyczyny źródłowej oraz zaplanowania i udokumentowania działań naprawczych.
Po otrzymaniu odpowiedzi informacje dotyczące sposobu rozwiązania problemu mogą zostać zachowane wraz z całą dokumentacją zgłoszenia.
Dziennik zgłoszeń wychodzących służy do ewidencjonowania i monitorowania reklamacji przekazanych adresatom. Zgromadzone w nim informacje pozwalają na bieżące śledzenie prowadzonych spraw oraz dostęp do historii wcześniejszych zgłoszeń. Dziennik jest dostępny w predefiniowanym układzie, który można dostosować do potrzeb użytkownika, m.in. zmieniając kolejność i zakres wyświetlanych kolumn, co pozwala wyeksponować informacje istotne dla danego sposobu pracy.
Dziennik można również drukować z wykorzystaniem gotowego układu lub własnego szablonu wydruku. Pozwala to przygotować warianty dziennika dostosowane do rodzaju reklamacji, np. dziennik reklamacji dotyczących wadliwych części (materiałów) oraz dziennik reklamacji dotyczących wadliwego sprzętu (towarów).
NNR-Pro może automatycznie wysyłać powiadomienia o zdarzeniach zachodzących w programie, zgodnie ze zdefiniowanymi schematami. Dzięki temu odpowiednie osoby mogą na bieżąco otrzymywać informacje np. o zbliżających się terminach, w których adresaci reklamacji powinni rozpatrzyć zgłoszenia.
Powiadomienia mogą być wysyłane:
- pocztą elektroniczną,
- w postaci wiadomości SMS.
Wysyłanie powiadomień wymaga skonfigurowania w NNR-Pro parametrów pozwalających na korzystanie z serwera pocztowego lub bramki SMS.
Główne funkcjonalności modułu oraz ich dostępność w poszczególnych wersjach programu
standardowa
rozszerzona
pełna
przygotowanie dokumentu zgłoszenia reklamacyjnego dotyczącego wadliwych części (materiałów)
przygotowanie dokumentu zgłoszenia reklamacyjnego dotyczącego wadliwego sprzętu (towaru)
prowadzenie dziennika zgłoszeń wychodzących dotyczącego reklamacji
definiowanie oczekiwań reklamacyjnych - określenie terminu, formy odpowiedzi (np. raport 3D w 24 h) oraz dodatkowych warunków realizacji reklamacji (np. zwrot nieużywanych części na koszt dostawcy)
drukowanie dokumentu zgłoszenia reklamacyjnego w języku polskim, angielskim lub niemieckim
drukowanie pustego formularza raportu 8D w celu udokumentowania na tym formularzu przez adresata reklamacji sposobu analizy i rozwiązania problemu leżącego u podstaw zgłoszonej reklamacji
przechowywanie dodatkowej dokumentacji dotyczącej zgłoszeń reklamacyjnych, przekazanej adresatom reklamacji oraz otrzymanej od nich (np. zdjęcia defektu, wyniki ekspertyz, skany dokumentów otrzymanych w formie papierowej)
definiowanie układu kolumn, zgodnie z którym wyświetlany jest dziennik zgłoszeń wychodzących
definiowanie szablonów wydruku dziennika zgłoszeń wychodzących
generowanie wariantów dziennika zgłoszeń wychodzących: dziennika zawierającego reklamacje wadliwych części (materiałów) lub dziennika zawierającego reklamacje wadliwego sprzętu (towarów)
rozliczanie kosztów reklamacji (generowanie not obciążeniowych)
PL